宿泊費の削減に取り組んでいますか?

手配窓口の集約とサプライヤーとの交渉

皆様の会社では出張の予約手配はどこでされていますか?

特に出張がたくさん発生する企業は、会社指定の旅行会社で手配するという規定を持っていらっしゃる会社が多いのではないでしょうか。

外資系企業から始まったBTM(ビジネストラベルマネジメント)が、日本企業でも加速したここ十数年の間、出張費削減への取り組みはますます注目されています。

この取り組みにより、購買傾向の可視化を目的として会社指定の旅行会社から手配をすることで管理をしようという流れが始まりました。

そして出張ボリュームが大きい企業は、旅行会社を通して可視化された航空券や宿泊の購買実績を航空会社やホテルとの交渉材料として活用し割引レートを獲得しています。

ホテル手配の実態

ここでもうひとつ質問です。
交通手段とホテル手配は一緒に行っていますか?

もしかするとこの問いに約半数以上の日本企業は「NO」という答えが返ってくるかもしれません。

会社指定旅行会社を定めていても、ホテル予約は航空券手配と比較して、会社指定代理店を通して手配する割合が少ないと言われています。

その理由は下記のような事例が多いのではないでしょうか。
・会議やイベント参加による出張で主催者側でホテル手配が行われている
・同行顧客もしくは訪問先顧客がホテル手配をしてくれている
・自社海外現地法人が独自に取得したレートでホテル手配をしてくれている
・インターネット等で出張者が自分で手配をしている
など

最後の理由は別としても、1~3番目の理由は会社指定代理店で手配するよりも安価な宿泊費で宿泊できる可能性があるため、宿泊費削減という観点でこの手段自体を否定するものではありません。

また、3番目にあげた海外現地法人ホテルを手配しているケースは、ガバナンスに対する考え方が外資系企業と異なる日本企業の大きな特徴です。

一方で上記理由により宿泊実績は補足しづらい傾向にあるため、ホテルとの交渉は全く行っていない企業も多く存在するのが現状ではないでしょうか。

宿泊実績の欠落

上記のケースは指定旅行代理店外での手配となるわけですから、当然ながら旅行会社から得られる実績には載っていません。

指定旅行会社からの実績データを元に航空会社やホテルと交渉している会社にとって、こういった宿泊実績はホテル交渉時の実績データから漏れてしまうのです。そのため本来の宿泊数と比較して大きなGAPがある可能性があります。

経費精算データも交渉力に

そこで注目していただきたいのが、社内の出張管理システムや経費精算システムから取得できる宿泊データです。

上述したとおり航空券実績よりも補足しづらい宿泊費の実績ですが、出張申請やリスク管理のために活用されている社内データや、経費精算のために利用されるクレジットカード、領収書のデータに注目することで宿泊費の全容が見えてきます。

特に経費精算データとして旅行後に費用が計上される宿泊費以外の費用(例えばwifi利用料、通話料や朝食代など)は旅行会社からの実績データだけでは可視化できません。

ホテルの交渉にあたり部屋代金以外の付随する条件についても自社の傾向を把握することでホテルとの交渉方法が変わってくるかもしれません。

収集可能なデータをできるだけ多く活用することが今求められています。


トラベルコンサルティング事業部
シニアコンサルタント
椎名 誠


更新:2017年6月16日

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