BTMとは

BTM(Business Travel Management)とは、企業の出張に関わる管理業務を最適化し、企業の掲げる目標を達成させる機能。
購買・承認プロセス、出張ポリシー、リスク管理、業務効率化、サプライヤー選定、渡航データ集約、など多岐に渡る業務を最適化することで、経費の中でも大きなシェアを占める出張コストの削減、ガバナンス強化、生産性向上を図ることができます。
各企業における最適な管理方法は、企業文化・企業理念を基盤とし、かつ市場環境・世界情勢などの外部要因により変化し続けるため、購買現状を可視化・分析し、最適なソリューションを用いて継続的に管理運用することが求められます。
欧米企業ではトラベルマネージャーと呼ばれる専任担当者が主に管理業務を行っていますが、日系企業においては現在専任担当が不在であるケースがほとんどであり、業務を外部委託(アウトソーシング)することが日本におけるスタンダードなBTMの形となっています。

「従来型BTM」 から 「新しいBTM」 の時代へ

1980年代に米国で提唱され、外資系企業を中心に1990年代から日本にも取り入れられてきたBTM。
当時は、紙のチケットを使い、予約方法も電話やメールが主流の時代でした。
安価なチケットを購入するために、企業として複数の旅行会社に相見積もりを依頼しなければならない一方、利用する旅行会社が複数にわたると、購買データを管理することが難しくなります。
また、企業としてまとまった量の購買を行えばスケールメリットを生かした料金交渉が可能になることからも、一括した購買管理が求められました。
そこで、購買先の旅行会社を1社選定し、予約を一元管理することで、スケールメリットを生かした料金交渉やマネジメント力を高めることをめざしたのが、「従来型BTM」=「旅行会社委託型BTM」です。

しかし現在、出張を取り巻く環境は急速に変化しています。

変化 1. Eチケット化
変化 2. 予約手配・出張承認・精算・リスク管理のオンライン化
変化 3. NDC(New Distribution Capability)推進によるサービスの個別化

           ※NDC(New Distribution Capability)…航空券以外の付加価値サービスの個別販売に対応する流通規格。

Eチケットやオンライン予約により、購買データや経費データはシステム内に蓄積され抽出が容易になりました。また、出張にも付加価値を求める動きが加速し、出張者個々のニーズに対応できるような動きが加速することになります。
当然、これらの動きはトラベルマネジメント(出張管理)の形に大きく影響し、必ずしも旅行会社1社選定による「従来型BTM」が企業にとっての最適な管理方法ではなくなりました。

今後は、

●時代に沿った満足度の高い予約手配 
●企業目的達成のための管理強化

この2つを両立するため、旅行会社を含む各業者やシステムを公正に選定し、最適なトラベルマネジメントの形を構築することが企業に求められる課題となります。

旅行会社のサービスにとらわれることなく、専門知識を有したコンサルタントに業務をアウトソースし、共にトラベルマネジメントの質を高めていくこと。
これが管理改革への強い意識を持った企業に必要な「新しいBTM」の形、すなわち「コンサルタント委託型BTM」です。

何がちがう? 従来型BTM 対 ”新BTM 徹底比較!

旅行会社型 BTM
-従来型BTM-
コンサルタント委託型 BTM
-新BTM-
提供元 旅行会社(TMC) 専門コンサルタント
旅行会社 1社選定 複数利用可
予約・発券 自社にて行う 行わない
サービス体制 指定旅行会社にて購買を一元集約することで料金交渉やマネジメント力を高められる。
選択した旅行会社にて利用が可能な付帯サービスのみ受けることができる。
目的や企業のめざす管理像に最適な業者(旅行会社、システム、リスクマネジメント、保険、カード・・・等)のサービスや価格を比較・選択し、カスタマイズすることが可能。
マネジメントはコンサルタントに外部委託。
客観性 他社との比較は行わないので客観性に欠ける。 第三者目線のため客観性が高い。
データ分析 自社の蓄積データを分析。 必要な購買データを集約し分析。
データのクオリティチェックも行う。
企業との
関係性
サポーターとして存在。 プレーヤーとして活動。
業務削減 レポート作成等、一定部分では効率化されるが、企業担当者の社内的なマネジメント業務自体を委託することはできず業務は削減できない。 コンサルタントがプロジェクトに参加し、進捗管理から各業者の取りまとめ、データ分析等のマネジメント業務を完全に外部委託することができるため、担当者は業務が削減される。
コスト削減 ・購買の集約により、レート交渉が可能。
・相見積もりによる料金比較ができない。
・旅行会社によってはサービスレベルに応じた手配手数料、マネジメントフィーが明確に示されず、他社との比較もできないためコストの妥当性が図れない。
・集約データの分析により、レート交渉可能。
・企業に応じた最適購買の仕組みを構築可能。
・業者に支払うべき手配手数料は、サービスに応じた分のみとなりコストの透明性が図れる。
・マネジメントの効率化が進むことで人件費がカットできる。
・コンサルティング料がかかる。
リスク・
注意点
・選定した旅行会社によってサービスレベル、データクオリティ、マネジメントレベルの質が異なる。
・予約手配サービスから旅行会社の見直しが必要になった場合、マネジメントの部分まで一から構築しなおす必要があるため管理部分でのリスクが大きい。
・旅費の仕組み、トラベルマネジメントの経験が高いコンサルティング会社を利用しないと、最大効果を得られず企業の目的が達成できない。

コンサルタント委託型『新 BTM』のサービス とは


 

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