オンラインブッキングツールでおこなう海外出張安全対策
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こんな時だからこそオンラインブッキングツールが活かせる場面もある
海外航空券や海外ホテルなど、海外出張に伴う手配をオンライン上でおこなうオンラインブッキングツール（OBT：Online Booking Tool）、2018年・19年と出張がとても多かった時期に導入を実施した企業も多いのではないでしょうか。当社トップレップでもオンラインブッキングツールの導入支援がとても多い時期でした。
2020年・21年と、コロナショックが冷めやらない中、海外出張は激減あるいはほぼゼロ状態が続く企業が殆どだと思います。2018年・19年と出張がとても多かった時期にオンラインブッキングツールを導入した企業にとって、期待する導入効果の多くは、「ポリシー制御によるコスト削減」「オンラインの特性を活かした業務効率化」「精算システムと連動」でした。出張が少なくなったらオンラインブッキングツールの用途が限られてしまった、なんて声も実際ありますが、こんな時だからこそオンラインブッキングツールが活かせる場面もあります。
その一つが、「オンラインブッキングツールでおこなう海外出張安全対策」です。
手配段階で安全情報を伝える有用な仕組みづくり
出張の必要性が生じた時、出張者が必ず踏まえなくてはいけないのは出入国情報です。
出国する際の要件、外国に入国する際の要件、事前に準備しておくもの、知っておく必要がある情報、それらは様々なところに情報が流れており、把握するのにとても時間がかかります。正しく理解できない可能性もあります。Aさんは把握できたけど、Bさんは把握していないなんてケースもよくあります。これから出張再開を迎える時に特に必要なのは、
「情報の正確性」
「情報の網羅性」
「ひとによって情報把握に差が出ないようにする」
「必要最小限の工数で情報を把握できる」
これらの要件を満たすことが出張者にとっても企業にとっても「安全・安心」な出張に繋がります。
オンラインブッキングツールの機種によっては、手配段階で安全情報を伝える仕組みづくりが可能であり、上記要件を一定満たすことが可能です。
オンラインブッキングツールへの安全情報仕組みづくりの例
ここではオンラインブッキングツールへの安全情報仕組みづくりについて、その一例をご紹介いたします。なお、すべての機種が対応しているわけではありません。
1．安全情報サマリーの反映
ログイン後初めて目にするトップ画面にあらゆるインフォメーションを掲載できますが、安全情報をサマライズした文面や安全情報を集約したリンク先を貼付することができます。
2．検索結果と安全情報を連動
安全情報と言っても一概には言えず、渡航先国や航空会社によっても様々な情報の違いがあります。出張者の渡航先国毎に異なる安全情報を、航空券やホテルの検索結果と連動し、表示させることができます。例えば、出張者がアメリカに行きたいと思ってスケジュールを入力し、検索をかけた後遷移する検索結果画面に、アメリカの出張安全情報が表示されるといった具合です。
3．出張者が安全情報を理解したことを確認した後に承認する
出張者自身の備忘のためにも、出張者に対する安全配慮のためにも、出張者が安全情報をきちんと理解したか、会社として掴んでおくことはとても大切なステップです。よくあるのは、出張者に安全情報を伝える対応をとっていても、それが一方通行であり、本当に出張者が理解しているかは不明というケースです。このように一方通行になってしまうのは、よい状態とは言えません。これからの出張における安全情報の把握は、特定の渡航先や特定の出張にだけかかるものではなく、すべての出張にかかってくる要件です。そのため、「あったらいい情報」ではなく、「把握がマストな情報」です。オンラインブッキングツールには、出張者が安全情報を理解したか、それを判別する設定ができます。
オンラインブッキングツールは使い方や設定次第で、良くも悪くもなる
過去特集コラムでもオンラインブッキングツールは使い方や設定次第で良くも悪くもなるということは伝えて参りましたが、すでに導入済の企業ではぜひ安全対策への活用を、未導入企業では安全対策にも使えるという事を踏まえて導入検討をして頂くのもよいかと思います。
トップレップでは、セーフティトラベルデスクと題し、これからの出張安全対策に寄与するサービスを種々揃えております。
ぜひ、以下のセーフティトラベルデスク紹介ページもご確認ください。
トラベルコンサルティング事業部
シニアコンサルタント
西ヶ花 竜希
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セーフティトラベルデスク 出張管理者・リスク管理担当者、そして出張者・手配者ともに、出張前・中・後の行動において最新の情報をいかに素早く確認できるかが、ウィズコロナ・アフターコロナの世界において安全な出張を再開させるための重要なキーとなります。 皆様のより安全・安心な出張を目指し、情報提供・安全管理サポートサービスをご紹介いたします。 |
