働き方改革 成功への一歩を踏み出すために 

働き方改革 取り組むべき課題

政府の掲げる「働き方改革」。
労働者の視点に立ち、企業文化、ライフスタイル、働き方を変革させようとするものです。
特に長時間労働の是正と、残業時間の削減への対応策を検討している企業は多数あるかと思います。
業務の質を落とさずに短時間で成果を上げるためには「生産性向上」は企業にとって大きな課題のひとつとなってくるでしょう。

その業務、本当に必要ですか?

しかしながら、現在行っている業務について、何が必要(効率的)で何が無駄(または非効率)なのか、自社(または自身)で正当にジャッジすることは意外と難しいものです。

なぜなら、現在の業務フローには今まで続けてきた慣習、企業の風土が色濃く反映されており、
「これは絶対必要だ」
「この業務はこの方法で行わなければならない」
というような意識が生まれ、その固定観念はなかなか拭えないからです。

また、人間誰しも自分がやっている業務は正当化しがちなもので、無駄だとは考えたくありません。
このような感情が作用することで、業務効率化の課題として社内で取り上げられることがなくなり、結果、改革の妨げになることも考えられます。

国をあげて進めようとしている「働き方改革」、残業時間には上限規制が設けられ、限度を超えると罰則対象になります。
今までブラックボックス化し気づくことのできなかった改革可能な業務を洗い出し、管理を徹底することで根本的な改革を推し進めていかなければなりません。

つまり、企業は組織単位で管理業務改革に着手し、確実に業務効率化を進めていかなければならない時期にきているということです。

業務効率化を成功させる3つのポイント

今行っている業務は効率的なのか、そうでないのかを自分たちで判断するのは難しいとお伝えしましたが、ここで出張データ管理についての例をひとつ挙げてみましょう。

毎月の出張状況の取りまとめ業務では、形式の異なる様々なデータを集約する必要があります。
経費データ、社内承認書、複数の業者からの請求書、出張者からの報告書など、ある部署(担当者)がコツコツと集約し、社内報告用の資料を作成するわけです。
業者や利用しているシステムによってデータの形式が異なっていたり、抜け漏れのデータを確認しなおしたり、定義の変更により昨年データの整合性が取れなかったりと、非常に時間と手間がかかる業務です。
これを毎月行うとなると・・・気が遠くなります。

しかし、驚くべきことに、現場では作業自体が慣習化してしまっており、改善しようとする動きはなかなかでてこないのです。
それはなぜか。
自分たちの業務を客観的に見直す習慣・機会がないから、そして本格的に改善に着手するためには会社全体での変革が必要となってくるからです。

上の例は一例であり、このような状況は他にも多く存在していると考えられます。
ではこの状況に気づくためにはどうしたらいいのでしょうか。

大切なのは、次の3点です。

①何のためにこの業務を行っているのか、という目的を明確化すること。
②本当にこれが最適な方法なのか、誰が担当するのが効率的か、客観的に見直すこと。
③簡素化することはできないのかを組織として考えること。

これを見直すことで、業務効率化のために今自分たちが何をしなくてはいけないのか、その糸口が見えてくるはずです。

出張管理改革から始める「働き方改革」実現への道

企業が抱える管理業務には様々なものがありますが、その中でも特に「出張管理」に関わる管理業務は非常に煩雑だとされています。

出張管理業務の特徴として、
・企業の経営方針に左右しその数が増減するものであるため予想が立てづらい
・予約、精算、安全管理、コスト管理、購買管理、データ集約 等、関連業務の担当が多部署にまたがってている
・専門性の高い知識が要求されるため、業務に従事できる人材も限定される
というものがあげられます。

個人単位もしくは部署単体での業務の見直しだけでは、根本的な問題の解決に至らないことも多く、つい改革が後回しになってしまいがちです。
しかし、最適な出張規程やフロー、どんなシステムを導入し運用して行くかを組織として見直せば、業務の効率は格段にアップします。

出張は、それ自体が何か製品を生み出すというような種類の投資ではありませんが、そこで使われた社員の「時間」というのは、企業の発展と利益向上に強く結びついていく必要があります。

管理業務に携わる社員はもちろん、実際に出張する社員の貴重な時間を有益に活用していくのは企業の務めであり、管理改革実現への一歩を踏み出すことは、働き方改革実現への第一歩にもつながっていくのです。


トラベルコンサルティング事業部
サポートエグゼクティブ 兼 マーケティング担当
樋下田 智美

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