海外出張再開のために必要な準備

緊急事態宣言が解除された今、出張の状況は？

3月22日に2回目の緊急事態宣言が明けましたが、都心ではまん延防止措置法が実施されるなど
まだまだ積極的に移動ができる状況では無いのが実際です。

ちょうど1年前、1度目の緊急事態宣言が明けた際には、国内出張は徐々に再開される動きがありましたが、海外出張を全面的に解禁している企業は無く、「必要な出張」は社内検討の上で許可、「感染拡大地域への出張」は原則自粛などの対応が多くの企業で取られていました。

ここで困惑するポイントとなったのが、「必要な出張」とはどこまで許可していいのか？誰がそれを判断すればいいのか？「感染拡大地域」とはどこまでの事を指すのか？等の判断基準でした。

2021年4月現在において、そのような課題に加えさらに重要度を増してきているのが情報収集の中央管理です。

2021年の出張再開における不安

現在では、出張者の国際的な往来が多くの条件付きで可能になりましたが、確認しておかなければならない情報や用意が必要な書類は多岐にわたります。

変異株の流行も起因し、各国の入国制限状況は日々変わる可能性があるため、
「最新かつ正確な情報を本当に入手できているのだろうか」ということや、
ニュースで見た情報が公共機関では説明されていないような場合には、
情報ソースの信憑性も不安要素として出てきます。

その他にも、
「PCR検査はどのタイミングで何回受ければ良い？」
「帰国時はすぐ家に帰ることができる？」
「現地ではどのようなことに気を付けて過ごすべき？」
など、いざコロナ禍の中で出張に行くとなった場合に出張者はもちろん、管理者の方々にとってもこのような不安はつきものです。

Withコロナでの出張における３つのポイント

そんな不安を可能な限り軽減し、安心して出張に行く/出張者を送り出すためには、次の３つのポイントを押さえておく必要があります。

１. 渡航可否判断基準の明確化
会社としての出張方針や承認条件の基準等を改めて見直すことで、自社の出張における本当に必要な情報が明確になります。

２. 正確な情報の入手体制の構築
出張発生に伴って収集が必要となる情報は多くありますが、その情報ソースも多岐にわたります。
最新かつ正確な情報を簡単に入手できる体制を構築することで出張者の不安を払拭することができます。

３. 出張者への情報周知体制の整備
出張者に対して、情報を提供するだけではなく、出張者が内容を理解して正しい対応ができるような周知体制を構築することで、双方にとってより安心した出張が可能になります。

出張再開に向けた準備を

世界全体でコロナウイルス感染症が流行して1年以上が経ち、この状況下での新しい生活様式も浸透してきていますが、
正しい情報というのは日々変化しています。

今持っている情報も1週間後には有効ではなくなっているかもしれません。

そのような中で求められることは、
「正確な情報を都度確認し、迅速に対応ができるような体制の準備」です。

情報収集は、自社での公共機関の情報集約や外部機関への委託など方法は様々ありますが、
まずは自社の出張方針と出張傾向の見直しをしたうえで、最適な情報収集の中央管理をする体制を確立していくことが今後の出張再開に向けて重要になります。

トラベルコンサルティング事業部
コンサルタント
日詰菜々子

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セーフティトラベルデスク
出張管理者・リスク管理担当者、そして出張者・手配者ともに、出張前・中・後の行動において最新の情報をいかに素早く確認できるかが、ウィズコロナ・アフターコロナの世界において安全な出張を再開させるための重要なキーとなります。
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